Leonardo de Abreu Carolino
Analista Políticas Públicas
Unidade Projetos Especiais-UNPE SEBRAE/PE
81-2101-8460
Durante as suas atividades as empresas recebem e fornecem documentos que comprovam o cumprimento de suas obrigações. Estes comprovantes precisam ser devidamente guardados para fins de apresentação futura, durante o tempo em que for possível a exigência da comprovação da obrigação correspondente. Após este prazo não há mais necessidade da guarda do documento, que pode ser descartado. A seguir apresentamos uma tabela com a prazo de guarda dos principais documentos e pertinentes as empresas:
Documento | Prazo | Fundamento Legal |
| Contrato de trabalho | indeterminado | (1) |
| Recibo de pagamento de salário, deférias, de 13º salário, controle de ponto. | 5 anos | art. 7º, XXIX, CF e art. 11CLT |
| Termo de rescisão do contrato detrabalho | 2 anos | art. 7º, XXIX, CF |
| Folha de pagamento | 10 anos | art. 225, I e § 5º, Dec.3048/99 |
| Livro ou ficha de registro de empregado | indeterminado | (1) |
| FGTS – Fundo de Garantia do Tempo deServiço | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 eSúmula 362 TST |
| GFIP – Guia recolhimento do FGTS eInformações à Previdência Social | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 |
| GRFC – Guia de recolhimento rescisóriodo FGTS e da contribuição social | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei 8036/90 |
| GPS – Guia da Previdência Social | 5 anos (2) | art. 45, Lei 8.212/91 c/csúmula vinculante nº 8STF |
| Contribuição sindical | 5 anos | arts. 578/579, CLT c/c arts.173 e 217 CTN |
| CAGED – Cadastro Geral deEmpregados e Desempregados | 3 anos | art. 1º, § 2º, Portaria MTE235/03 |
| RAIS – Relação Anual de InformaçõesSociais | 5 anos | art. 9º, Portaria MTE651/07 |
| Notas fiscais e recibos | 5 anos | arts. 195 e 174, CTN |
| Livros fiscais | 5 anos | arts. 195 e 174, CTN |
| IR – Imposto de Renda | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| CSLL – Contribuição Social sobre LucroLíquido | 5 anos (2) | arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF |
| PIS – Programa de Integração Social | 5 anos (2) | arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF |
| COFINS – Contribuição paraFinanciamento da Seguridade Social | 5 anos (2) | arts. 33 e 45, Lei 8.212/91c/c súmula vinculante nº 8STF |
| ICMS – Imposto sobre Circulação deMercadoria e Prestação de Serviços | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DACON | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| DASN – Declaração Anual do SimplesNacional | 5 anos | arts. 173/174, CTN e art.26, LC 123/06 |
| DIRF – Declaração do Imposto Retido naFonte | 5 anos | arts. 173/174, CTN e art.28, IN SRF 784/07 |
| Declaração de Ajuste Anual – IRPF ededuções | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| GIA – Guia de Informação e ApuraçãoICMS | 5 anos | arts. 173/174, CTN e art. 9ºPortaria CAT 46/00 |
| Livros Contábeis Obrigatórios: Diário e Razão | 5 anos para efeito tributário e previdenciário Indeterminado para efeito societário | arts. 173/174, CTN |
| Livro de Registro de Inventário | 31 anos considerando a data do último lançamento | Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR) |
| SEF – Sistema de Escrituração Fiscal (Pernambuco) | 5 anos | |
| RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) | 30 anos | Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social |
| IPI (Imposto de Produtos Industrializados) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| IPTU (Imposto Predial Urbano) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| ITR (Imposto Territorial Rural) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| Livro Balanço Patrimonial/Geral | Indeterminado | Não existe previsão legal para descarte |
| Livro de Registro de Entradas e Saídas de Mercadorias | 5 anos | |
| Movimento Contábil ou Movimento de Caixa | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| DS – Declaração de Serviço (Recife-PE) | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| Notas Fiscais de Compra e Venda de Mercadorias | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| Extratos bancários | 5 anos | arts. 173/174, CTN |
| Contratos e Estatutos Sociais e suas Alterações | Indeterminado |
NOTAS:
(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art.
603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo
indeterminado.
(2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o
Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula
vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei
1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”.
Fonte:
Alguns itens eu sabia, mas a maioria não, obrigada por mais essas dicas ótimas.
ResponderExcluir